Mentions légales et politique de confidentialité

Responsable éditorial : JIS Computing
Nom commercial : JIS Computing
JIS Computing est une SAS au capital de 90 876€
RCS Bobigny 523 206 704- APE : 5229B
Siege social :
Tél. : + 33 (0)1 4183 6940
https://www.jiscomputing.com
N° déclaration CNIL : 1522193
Nom du directeur de la publication : Jacques JOCELYN
Éditeur de la plateforme : JIS Computing
1 Avenue du Noyer à la Malice - 95380 - Louvres
RCS Bobigny : 484 875 513
Hébergeur : Scaleway SAS, Paris

Dans ce qui suit, nous emploierons souvent « JIS Computing » pour désigner la société JIS Computing. Votre vie privée et vos données personnelles sont d'une importance primordiale pour nous. Chez JIS Computing nous avons des principes fondamentaux : nous vous demandons ou traitons vos informations personnelles seulement si c'est indispensable ou si vous nous avez donné votre consentement pour le faire. Nous ne partageons vos données personnelles avec aucune entité extérieure, sauf pour nous conformer à la loi, vous assister, la bonne exécution des missions que vous nous confiez ou pour protéger nos droits. Vous trouverez ci-dessous notre politique de confidentialité qui reprend ces principes. JIS Computing exploite plusieurs sites Web, dont www.jiscomputing.com. La politique de JIS Computing respecte la confidentialité des informations que nous pouvons être amenés à collecter dans le cadre de l'exploitation de nos sites Web. JIS Computing s ’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des utilisateurs de ses services, ainsi qu’à respecter leur vie privée.

Article 1 : Responsable de traitement
En tant que responsable de traitement qui consiste à mettre à disposition de ses clients un système de gestion informatisée de documents en ligne (en mode Saas), JIS Computing, l’éditeur de JIS Computing a accompli l’ensemble des formalités administratives nécessaires auprès des autorités compétentes. De manière générale, JIS Computing respecte l’ensemble des lois et règlements relatifs à la protection des données à caractère personnel en vigueur dans les pays où elle exerce ses activités, incluant notamment mais non limitativement : la directive européenne n°95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données ; à compter du 25 mai 2018, le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, souvent appelé RGPD) ; la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et ses évolutions. Sages a déposé plusieurs déclarations à la CNIL, dont une, enregistrée sous le n° 2186552, concernant le traitement de données à caractère personnel qui est destiné à fournir le service de gestion logistique JIS Computing.

Article 2 : Sous -traitant
De la même façon, en tant que sous-traitant pour ses clients qui utilisent le système de gestion informatisée de document en ligne (en mode Saas), JIS COMPUTING, l’éditeur de JIS Computing a accompli l’ensemble des formalités administratives nécessaires vis-à-vis des autorités compétentes, notamment le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, souvent appelé RGPD). Il convient de noter que les informations et documents déposés au sein de JIS Computing sont protégés par un espace sécurisé pour chaque client. Ainsi, ni les employés ou prestataires, ni les utilisateurs finaux dont les comptes ont été créés par les autres clients de JIS Computing ne peuvent accéder au contenu des documents déposés dans votre espace JIS Computing.

Article 3 : Finalités
 La collecte des données sur les sites web de JIS Computing poursuit les objectifs suivants :
-Mise en œuvre du service de gestion documentaire en ligne JIS Computing,
-Gestion de votre carnet d’adresse,
-Assistance des clients et prospects,
-Etudes et analyses de l’utilisation des services, notamment à des fins d’améliorations des sites et services.
 JIS Computing en tant que sous-traitant, ne peut pas déterminer les finalités des traitements de données personnelles qui peuvent se trouver contenu dans les documents déposés par ses clients. Ces finalités peuvent être aussi bien l’archivage de documents ne devant pas être autrement traités que la gestion des bordereaux, la gestion de comptabilité dont la gestion de factures, etc.

Article 4 : Périmètre des données collectées
4.1 Données contenues dans les documents déposés dans JIS Computing
Les dispositions relatives aux données contenues dans les documents que vous déposez dans JIS Computing sont régies par nos conditions générales d’utilisation, notamment dans leur section nommée « Clauses relatives à la confidentialité des données personnelles contenues dans les documents déposés dans JIS Computing ». Tout utilisateur final de JIS Computing pour lequel un accès valide a été créé par un client ayant effectué une demande d’ouverture de compte a accepté ces conditions générales d’utilisation.
4.2 Données traitées pour la mise en œuvre du service JIS Computing
Aux fins d’utiliser le service JIS Computing, le client qui a effectué une ouverture de compte crée des accès au service. Les données traitées pour créer et gérer ces accès comprennent un identifiant et un mot de passe. L’identifiant est une adresse de courriel, car cela est nécessaire à l’utilisation du service qui requiert l’envoi de notifications ou de liens, notamment d’activation, par courriel. Des données de connexion sont aussi collectées et traitées, notamment l’adresse IP utilisée pour la connexion : cela est nécessaire pour pouvoir vous assister et pour satisfaire à nos contraintes légales, notamment en ce qui concerne la traçabilité des accès et des usages. Lorsque vous utilisez la fonction de partage de document par email, JIS Computing collecte l’adresse email du destinataire avec lequel le document est partagé. Cela est requis pour pouvoir lui envoyer le lien de partage. Toutes les actions que vous effectuez sur les documents sont journalisées : dépôt, mise en place d’index, indexation automatique, partage (y compris l’adresse du destinataire), etc. Cela est requis pour la bonne marche du service, dont une des fonctionnalités est de permettre de tracer et de retrouver les actions effectuées sur les documents.
4.3 Localisation des traitements
Les traitements que JIS Computing est susceptible d’effectuer sur les données à caractère personnel sont effectués dans des centres de données hébergées en France (Scaleway, Paris, et OVH, Roubaix), dans ses locaux (Aulnay-Sous-Bois, France), et chez ses prestataires en France. Les traitements directement sous le contrôle de JIS Computing sont donc tous effectués en France. Si un prestataire, fournisseur ou sous-traitant de JIS Computing effectue des traitements dans un pays qui n’est pas dans l’Union Européenne ni dans un pays de la liste des pays reconnus comme adéquats tout en ayant donné les garanties nécessaires (par exemple en ayant adhéré à des programmes tels Privacy Shield, Safe Harbor, ou en ayant mis en place des Règles d’Entreprises Contraignantes (BCR), etc.), les relations contractuelles entre JIS Computing et ce tiers imposent la mise en place de garanties appropriées. A ce jour JIS Computing ne travaille pas avec de tels tiers.
4.4 Destinataires des données traitées pour la mise en œuvre du service JIS Computing
La mise en œuvre du service JIS Computing peut éventuellement divulguer les données personnelles que vous avez renseignées ou qui ont été renseignées par le souscripteur de l’abonnement au service, à ses employés, prestataires ou organismes affiliés qui ont besoin d'avoir connaissance de ces informations afin de les traiter au nom de JIS Computing ou de fournir des services disponibles sur les sites web de JIS Computing, et ont convenu de ne pas les divulguer à des tiers. JIS Computing ne louera, ni ne vendra, ni ne transférera d’aucune façon à des tiers vos données personnelles (notamment votre adresse email de connexion). En dehors de ses employés, prestataires, distributeurs et organismes affiliés, comme indiqué ci-dessus, JIS Computing ne divulgue des données personnelles que dans le cas d'une assignation à comparaitre, d'une ordonnance du tribunal ou de tout autre ordre gouvernemental, ou lorsque JIS Computing estime que cette divulgation est nécessaire pour protéger les biens ou les droits de JIS Computing, d'un tiers ou du grand public. Si vous êtes un utilisateur enregistré sur un site JIS Computing et que vous avez fourni votre adresse e-mail, JIS Computing peut occasionnellement vous envoyer un e-mail pour vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis, ou tout simplement vous tenir informé des nouveautés de JIS Computing et de ses produits et services. JIS Computing prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger vos données contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles).
4.5 Transfert à des tiers des données contenues dans vos documents
Les données que vous renseignez ou qui sont contenues dans les documents que vous déposez dans JIS Computing ne sont pas transmises à des tiers du fait de JIS Computing sauf avec votre consentement exprès. De fait, pour que de telles données soient transmises à des tiers, il faut que vous l’ayez décidé et qu’un tel transfert ait été mis en place par vous-même et les équipes de JIS Computing ou de ses partenaires. Cela peut notamment consister en des transferts vers des services de comptabilité, vers des organismes bancaires, vers des opérateurs de téléimpression ou de télé postage, vers un coffre-fort électronique, vers des prestataires de certification de documents, etc. Ces transferts sont optionnels et toujours explicites et c ’est vous qui en décidez. Quand de tels transferts existent, vos registres de traitement et vos mentions d’informations aux personnes concernées doivent les mentionner. Les tiers qui pourraient vous être présentés par JIS Computing dans le cadre de ses offres optionnelles et de ses prestations additionnelles seront sélectionnés notamment en fonction des garanties qu’ils offrent en matière de protection des données à caractère personnel.
4.6 Transfert de données vers un pays tiers non membre de l’Union Européenne Ainsi qu’il est dit plus haut, les données que vous renseignez ou qui sont contenues dans les documents que vous déposez dans JIS Computing ne sont pas transmises à des tiers. Si un transfert hors de l’UE doit être mis en place, JIS Computing et vous-mêmes devez, vous assurer que ce transfert est encadré par l’une des garanties offertes par la Commission Européenne – notamment par des clauses contractuelles types ou par le Privacy Shield pour les transferts vers les Etats-Unis, par des règles d’entreprise contraignantes (BCR) ou par toute autre mesure appropriée et reconnue. Les tiers qui pourraient vous être présentés par JIS Computing dans le cadre de ses offres optionnelles et de ses prestations additionnelles seront sélectionnés notamment en fonction des garanties qu’ils offrent en matière de protection des données à caractère personnel.
4.7 Prospection commerciale
Si vous êtes un utilisateur final enregistré sur un site JIS Computing et que vous avez fourni votre adresse e-mail ou qu’elle a été fournie par le gestionnaire de votre compte, JIS Computing peut occasionnellement vous envoyer un e-mail pour vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis ou tout simplement vous tenir informé des nouveautés de JIS Computing, ses produits et services. Nous pouvons aussi être amenés à vous envoyer des courriels de prospection, notamment sur votre adresse professionnelle, si vous avez fourni vos coordonnées à un partenaire commercial de JIS Computing et si vous avez expressément consenti à recevoir des communications de ses propres partenaires. Vous avez toujours la possibilité de vous opposer à toute prospection de ce type, modifiant vos préférences ou en nous contactant sur le formulaire de contact disponible sur notre site web www.jiscomputing.com

Article 5 : Modalités d’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition
En tant qu’utilisateur de nos sites web, vous avez le droit : de demander à ce que vos données, notamment utilisées pour communiquer avec vous (adresse de courriel, téléphone, etc.), soient effacées de nos fichiers ; de demander à ce que vos données traitées pour rendre le service soient effacées de nos fichiers. C’est ce qu’on appelle le droit à l’oubli. Si vous exercez votre droit à l’oubli, et que vous avez un accès à JIS Computing, cet accès deviendra impossible puisque votre adresse email, qui est votre identifiant, sera effacée de nos fichiers ; de vous opposer à la collecte et au traitement de données vous concernant lorsqu’elles ne sont pas strictement nécessaires. Votre adresse email nous est nécessaire pour ouvrir votre accès à votre espace de stockage et aux armoires JIS Computing car c’est votre identifiant, et nous en avons besoin pour vous envoyer des informations, des courriels de confirmation ou d’activation, etc. ; Si vous êtes destinataires d’un courriel contenant un lien de partage de document, votre adresse de courriel nous est nécessaire afin de vous envoyer le courriel contenant le lien et afin de gérer votre accès au document partagé. D’accéder aux données collectées à votre sujet et de les récupérer sous un format électronique standard ; d’en obtenir la rectification ; de demander une limitation de leur traitement en refusant par exemple toute utilisation à des fins de prospection. Ces droits peuvent être exercés en nous contactant sur le formulaire de contact disponible sur notre site web www.jiscomputing.com. Vous avez aussi le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel, notamment si vos demandes d’exercice des droits n’ont pas été traitées dans un délai d’un mois après qu’elles ont été introduites. En France, l’autorité de contrôle est la CNIL qui peut être contactée via les formulaires idoines sur son site cnil.fr.

Article 6 : Sécurité des données
JIS Computing prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger les données traitées contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles). Vous pouvez avoir plus de détails sur ces mesures dans notre document « JIS Computing et les Données ».

Article 7 : Sous-traitance
JIS Computing fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la réglementation européenne et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

Article 8 : Cession d’actifs
Si JIS Computing, ou la quasi-totalité de ses actifs, est vendu, ou dans le cas peu probable d’une cessation d’activité ou d’une faillite de JIS Computing, les informations des utilisateurs feraient partie des actifs transférés à un tiers ou acquis par celui-ci. Vous reconnaissez que ces transferts peuvent avoir lieu et que tout acquéreur de JIS Computing peut continuer à utiliser vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité.

Article 9 : Traceurs et cookies
Notre politique et les informations concernant notre usage des traceurs et des cookies est disponible dans le document « Traceurs et Cookies ».

Article 10 : Modifications de la politique de confidentialité
Bien que la plupart des changements soient susceptibles d’être mineurs, JIS Computing peut être amené à modifier sa politique de confidentialité, et ce, à sa seule discrétion. JIS Computing encourage les visiteurs de son site à vérifier fréquemment cette page afin d’y lire les éventuels changements concernant sa politique de confidentialité. L'utilisation d’un de nos sites après d'éventuels changements de politique de confidentialité constitue votre acceptation de ces changements.